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关于做好研究生培养档案材料管理的通知
发布人:培养科发布时间:2020/5/10 11:22:09阅读次数:1184

 

研究生培养学院:
  为了加强和规范研究生培养过程管理,切实做好研究生培养过程档案材料收集整理和保管,各研究生培养学院应做好以下工作:
    一、做好档案材料收集和保管
档案材料包括培养单位管理方面的材料和研究生个人学习档案材料。培养单位管理材料包括本学院研究生教育规划和总结、学位点申报和评估、招生与就业、导师信息、培养方案(含修订过程调研与论证)、课程教学大纲、授课计划、教学检查和监督记录、调停课审批表、试卷(包括实践考核材料)、联合培养协议、教学改革成果成效证明等方面材料,研究生个人学习材料包括新生入学登记表、学籍表、学籍异动书面申请和发文材料、个人培养计划、开题报告、中期考核、成绩单、论文答辩申请和评审、论文答辩过程材料、学位申请审批材料、学位(毕业)论文、发表学术论文、在校期间获得的荣誉、离校手续等方面材料,以及其他需要保存的材料。学院应及时将以上材料收集整理并放置在固定地点妥善保管,如有可能纸质版和电子版(或光盘)同时保存,对机密或认为需要保密的材料应注意做好安全保障工作,防止泄密。
二、做好毕业生档案移交
研究生毕业3个月内,学院须将毕业生档案移交至学校档案馆。移交材料包括:1.学籍表  2.成绩单   3.个人培养计划表  4.开题报告书  5.中期考核表  6.论文答辩审批材料  7.学位论文,同时附毕业生学位授予发文通知和档案移交清单。
档案移交前应对材料进行仔细检查和整理,检查签名、盖章、日期填写等是否齐全规范。毕业生学籍表和成绩单由各学院从研究生管理系统打印(打印在一张纸的两面),学籍表贴研究生毕业时照片(与学位证的照片相同),学籍表和成绩单右下方“研究生管理部门盖章”处盖研究生院公章,其他需要加盖研究生院公章的材料请自行到研究生院办理。
无页码的材料需按顺序编码(打码机打码,打码机自备),装订必须使用不锈钢订书钉,论文为线装或胶装。
三、做好档案交接
为了保证档案材料的延续性和完整性,每当保管人员变更时务必办理档案保管交接手续,双方在移交清单上签字确认,交接材料包括纸质版和电子版。
四、保管期限
移交学校档案馆的材料保管期限由档案馆规定,学院自存材料除了试卷至少保存至学生毕业1年,其他材料可视其重要程度和历史参考价值学院自定保管期限或参照学校档案馆要求,有的保存30年,有的永久保存。
五、其他未尽事宜可随时与研究生院沟通。
 
                                                        研究生院
                                                     2020年5月10日

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